高效远程办公的逻辑:Stack Overflow 的“远程至上”哲学

编者按:远程办公是当代公司(尤其是跨国企业)十分常见的工作模式。但是,不要以为只要有足够好用的设备就可以远程办公,人的作用依然很大。如何确保高效地远成办公,本文或许可以给点启发。本文作者是著名程序员社区 Stack Overflow 的Jess Pardue,原题为“The logistics of Stack Overflow’s remote-first philosophy”。

高效远程办公的逻辑:Stack Overflow 的“远程至上”哲学

到目前为止,你应该已经听过Stack Overflow以及这家公司致力于发展远程工作所做的一切。坦白说,我们的确非常重视远程工作,我们只想招到最棒的员工,无你身处何地——不管在是犹他州盐湖城,德国柏林还是巴西圣保罗。提升远程工作能力也会丰富公司多样性,我们努力让这两者相得益彰。

但是,本文不是为了说明为什么我们笃信远程工作的重要性,而是为了告诉各位我们公司如何实现有效的远程工作。我在公司负责管理业务运行,这份工作很大一部分内容,是要满足我们80多位在外远程办公的员工完成工作的一切需求。所以接下来我就给大家一些构建成功的远程基础设施的建议

找个像我一样靠谱的人很重要!

这绝对是远程工作成功、高效的最重要因素。你需要找一个人专门负责为在外办公的员工提供解答,回答他们在现场工作中的问题和困惑。在我们公司,每当我们雇佣一位新的远程工作的员工,我都会告诉他们有什么问题随时来问我,我一定尽力解答,或者至少帮他们指个方向。

我各种问题都回答。比如,一位员工因为刚动了手术没法参加工作会议,我就会教他如何采购比利时啤酒,然后再运到波兰。又比如,乌拉圭对家用设备的电压有很严格的限制,所以做得多了就会知道把带手柄的站立式办公桌运到蒙得维的亚是多么“有趣”的事情(冷漠脸)。

公司执行团队里同样需要某个(最好是某些)人不断地询问“远程工作进展如何?”。每当有人提醒,你的大脑就会注意,公司CEO也会考虑包括远程员工在内的所有员工。

公司财务和人力要关注远程需求

很多公司在和远程员工沟通时经常遇到各种各样奇葩的法律问题,尤其是和外国员工。你知道吗,在罗马尼亚,如果一个人想在家里办公,家里必需要由一位消防队长检查一遍。在美国,我们有“一般性工资决定”,要求远程工作的员工在他们家贴一张纸质通告,至少10天。(我猜他们估计会把这通告贴在洗衣间或者厕所。)

如果有人力部门帮助解决移民和签证问题就更好了。在我们公司,我们人力部门有一位律师,每当出现此类问题,他都会和其他人力咨询师一起为员工排忧解难。在很多州或者国家,税收并不高,公司需要为每个州设立一个专门的实体,这事需要未雨绸缪。同时还要根据不同地区,准备不同的员工工资表。没人会控告国税局要求税务报表简洁明了,所以一定要按要求来。

远程优先

我们已经在另一篇博客上说了这个话题,但是我觉得还是很有必要在这里再重复一遍:如果会议中有一个人是远程参与会议,那么相当于所有人都是远程参与会议。如果会议室里有5个人,另外2个人通过电话远程参与会议,会议室里的人很容易就会把电话那头的那2个人遗忘。为了避免这个问题,如果可能的话,你可以让所有人都改成用电话开会。不久之后,大家就会习惯用电话开会,而不是找个会议室开会。在Stack Overflow纽约分公司,你在办公室走一圈就会发现,尽管两个人的办公室就紧挨着,但是他们还是用电话开会。(当然也有可能他们俩太懒了……)

将欢乐带给每个员工

在公司里我们有各种节假日聚会,让员工尽情玩乐。但是远程员工呢?他们遍布全世界,如何给他们送去公司的祝福和欢乐?

首先,我们每周都有一次线上互动的环节,所有在外地远程办公的员工就他们工作和生活中关心或者感兴趣的话题发起聊天。你可以上线待个几分钟和其他人打一下招呼就离开,也可以全程参与话题讨论。

此外,每个分公司在每年12月都有一个很梦幻的节日晚会,我们自然也会邀请离公司不远的远程员工参加。如果实在路途遥远无法参加,那我们就会给他们发200美元的假日津贴,用这笔小钱自己过节。可能是和伴侣度过浪漫的一夜,或者是和家人一起享受盛宴。我们公司不管他们怎么用这笔钱,只要他们节日能过得开心。

还有一点别忘了,如果公司发小礼品当福利(比如衣服,帽子,袜子等),一定要把这些东西寄到远在外地的员工手中。这个事情工作量不小,在我们公司,要为87位长期在外地办公的员工邮寄礼物,确实要劳心劳力。但是这事很值。

团结起来!

为了凝聚在外地工作员工的向心力,每年我们都会把所有远程办公的员工聚到一起,举行一次为期一星期的恳谈会。每个人都很期待。每次相聚都在不同的城市,首先是3天的执行官主旨演讲,然后是小范围的讨论,最后还有很多非常有趣的游戏。我们会谈论公司运行现状,介绍新的项目和团队,但我们绝不做任何重大决定或者改变商业方案。恳谈会的目的是为了增加同事情谊,不是为了给公司创收。我们每年都翘首以待,每次会议都反响热烈。而且策划恳谈会的人也不必有任何压力。(其实我就是那个策划人,哈哈)

在有必要的时候,我们也会让不同团队举行小型的见面会,不过具体操作由他们团队之间自己协调,地点主要在我们三大公司驻地。

让远程员工的家庭办公室和公司一样温馨

每次招聘一位新的远程办公员工,我都会联系他们,询问他们想买什么家具。他们可以选择和我们办公室一模一样的办公桌椅,而且全部由公司买单。我们希望他们工作起来能尽可能舒适,也就是说,如果他们工作的时候宁愿站着而不是坐着也没问题。我们公司的IT部门帮他们解决技术问题,而我就要照顾他们其他方面的合理需求。

需要一个放文件的小柜子?好主意!想要一个亮粉色带花纹的别具一格的办公桌?当然可以,这可是你的家呀!我们很重视远程员工家中办公环境的布置,这样他们就不会感觉我们厚此薄彼,明白公司对他们和其他在公司办公的员工一视同仁。

原文链接:https://stackoverflow.blog/2017/09/29/making-remote-work-behind-scenes/

编译组出品。编辑:郝鹏程

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