万达集团:电子签赋能HR转型,提升人力资源管理效能

2020年08月17日 686503次浏览
“人在家中坐,合同线上签”,是今年万达集团内部广为流传的一句话。2020年2月,万达集团“人力资源电子签约平台”上线,员工只需要1部手机,3分钟就可以完成入职全流程。HR再也不用忙于准备纸质材料、打印合同、培训员工、现场签约、扫描归档纸版合同等一系列繁琐的工作,而员工也不用专门拿出半天时间在现场办理入职流程。

引入电子签技术的万达集团,如同一架数字化的高速列车,向着更加高效、智能化的人力资源服务疾速前进,再次展现出世界领先企业的创新和远见。

一、万达集团上线电子签,打造服务型人力资源

作为世界领先的大型企业集团,万达集团的产业横跨商业、文化、地产、金融,员工数量高达8万人。如今,为进一步打造数字化核心竞争力,万达集团联合北京数字认证股份有限公司(以下简称:数字认证)共同建设了贯穿整个集团的电子签平台,并率先应用在人力资源场景。

电子签作为人力资源数字化转型的一项创新性技术,是将传统的纸质签署变为电子签署,以自动化、无纸化的方式精简和规范HR流程,能够有效提高业务效率和灵活性,这正是人力资源数字化转型所追求的服务标准化、专业化、效率化。

在万达集团HR工作人员看来,电子签平台上线后,人力资源管理工作明显更加便捷了,工作效率也大幅提升,“现在大家对电子签的依赖度很高”,这种业务价值体现在很多方面。

方便签署:员工只要打开手机上的签署短信链接,经过线上身份校验和实名认证后,就可浏览合同内容,有疑问随时咨询HR,而且合同内的重要信息都已经提前填好。阅读确认后,员工在手机上手写签名就可以完成签署了,避免了紧张填错、重填一份的麻烦。

方便保存:员工电子签劳动合同后,会收到短信链接,可以将合同下载到手机,也可以发送到个人手机、电脑中进行多处备份,安全又放心,以往纸质合同丢失或污损的情况不再存在。

方便管理:电子签劳动合同后,HR可以更方便地对合同进行统一管理。需要换签续签,推送一条短信就可以解决,降低了出错的风险。同时,平台还能够对电子合同进行提醒、分类、归档和检索,使得合同管理更加安全、高效。

节约成本:便捷的数字化管理推动了人力同事时间成本的节约,无纸化的合同签署促进了纸张成本的节约。据万达集团内部统计,相较于传统纸质签署,电子签署的全流程节约了90%的工作时间,且预计一年将节约上百万元的管理费用。



电子签不仅能够支撑万达集团输出高效的人力服务,通过无纸化签署节约各类成本,带来管理效能的提升。同时,可靠电子签名还能够降低代签风险,助力万达集团人力资源打造一个数字化的信任空间。

二、让员工一次就爱上电子签,万达集团是如何做到的?

事实上,万达集团在疫情期间适时上线电子签平台,既是对国家“电子签约”政策的积极响应,担起了“少接触、多远程”的企业责任,同时也因为疫情的催化,加速了电子签在集团内部的广泛应用。

仅用2月时间,万达从集团到地方各分支机构,就已有3万名员工全面应用电子签平台,目前已完成25000+份电子文件签署,在集团多个业态实现了里程碑式的突破。为了让电子签更好地服务业务,万达集团HR团队严格按照节点推进项目,并做了大量的准备和推广工作。

员工体验为先,逐步优化部署

在规划部署阶段,万达集团HR团队邀请了各个业态的同事共同参与,统一整理出功能、体验、界面等方面的要求,并在平台部署后逐步优化。当部署稳定、功能体验完备后,先行选择试点公司进行内测,并通过员工反馈调优平台,以确保平台达到大规模上线标准。

建立培训和反馈机制

在上线阶段,万达集团HR团队提前对各个业务部门进行了多轮培训,对于员工们所担心的“电子签会不会有法律风险,电子签系统用起来麻不麻烦”等问题,统一通过专业培训解决了员工们的疑虑。培训之外,万达集团HR团队还建立了反馈的微信群,同时,设立专项检查小组,对各个业务部门的使用情况进行摸底,一旦发现有任何平台问题,集团HR团队都会在第一时间沟通解决。

严格考核供应商

在供应商的选择上,万达集团非常注重对风险的把控。由于电子签在各个技术环节都需要保证安全合规性,才能确保其法律效力、数据安全性等。因此,在供应商的资质、合法合规、技术实力、行业实践、服务能力等多项因素上综合考量,万达集团最终选择了北京数字认证股份有限公司(简称:数字认证)进行合作。

作为一家在电子签名行业耕耘19年的电子认证机构,数字认证在大型企业、医疗、金融、交通等行业推出了众多基于电子签名的创新解决方案,拥有经验丰富的咨询和服务团队。目前,万科、融创、玛氏、腾讯、京东等500强企业均选择了数字认证作为电子签服务商,是500强企业首选的电子签品牌。

在疫情期间,电子签不仅用于入职、离职等劳动合同的远程签署,还在疫情防控工作中发挥了很大的价值。例如,针对国家要求的个人疫情防控声明,万达各地公司都可以通过电子签平台在线发起声明,员工在线即可完成疫情防控声明,从而高效地实现复工复产。

万达集团HR部门表示,电子签是万达人力资源管理数字化升级的重要一步,未来还将推出一键请休假、在线开证明等更多人性化、方便快捷的功能,为整个集团提供更多、更好的人力服务。此外,人力资源是万达集团应用电子签的第一站,后续还将在全业态中大力推广电子签,以数字化技术更好地服务全业态。

结语

正如万达集团实施的数字化升级之举,电子签作为企业人力资源管理高效转型中的重要技术支撑,其价值将随着企业数字化的进程得到进一步释放。作为电子签龙头服务商,数字认证也将通过全方位的电子签技术,持续助力更多企业实现安全高效的数字化管理。
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